Những nguyên tắc CD & CR cần biết khi gởi thiệp mời nơi công sở

“Cùng làm chung một công ty nhưng chỉ gặp vài lần, mình có nên mời chị ấy không, dù gì chị ấy cũng là trưởng phòng nhân sự?” Hoặc “Mình chỉ là nhân viên, chưa bao giờ làm việc trực tiếp với Tổng Giám đốc. Vậy có cần phải mời sếp không?” Đây là một trong nhiều câu hỏi mà các cô dâu, chú rể làm việc nơi công sở băn khoăn khi lên lên danh sách khách mời nhân ngày thành hôn.

Để xác định ai mời, ai không, mời bạn tham khảo một số cách sau đây:

1. Xác định tính chất của đám cưới

Tính chất 1: Đám cưới trang trọng và là dịp duy trì mối quan hệ/ thiết lập mới mối quan hệ:

Danh sách khách mời ngoài những đồng nghiệp thân thiết nơi làm việc, bạn cần có một danh sách khách VIP gồm những người là đồng nghiệp thường hỗ trợ bạn trong công việc ở các bộ phận khác trong công ty, người làm cùng nhóm, cấp trên trực tiếp của bạn và những cấp trên khác có liên quan. Đối tượng tiếp theo nên mời thiệp đó là những đối tác quan trọng của bạn và những bạn bè bạn quen ở các ngành khác mà bạn nghĩ có thể hỗ trợ, cần thiết cho công việc sau này. Tuy nhiên, bạn nên lưu ý với nhóm đối tượng này số lượng mời không quá nhiều, tràn lan mà có chọn lọc và ít nhất đã có trò chuyện cùng bạn trong một dịp nào đó mà bạn đã gây được ấn tượng tốt đối với họ.

Tính chất 2: Đám cưới thân mật chỉ dành cho những người thân nhất như họ hàng gần, bạn bè thân, đồng nghiệp thân:

Danh sách khách mời này thường chỉ gồm những đồng nghiệp thân thiết và những người thường xuyên hỗ trợ bạn trong công việc và đừng quên mời sếp trực tiếp của bạn đến tham dự tiệc cưới nhé.

Tính chất 3: Đám cưới hoành tráng, có thể mời bất kỳ ai, càng nhiều càng tốt:

Danh sách khách mời bạn có thể viết tên bất kỳ ai bạn nghĩ là đồng nghiệp của mình.

Trước khi xác định những vị khách cần mời bạn cần xác định tính chất tiệc cưới của mình: Ảnh: Mẫu thiệp của Saigon Wedding

2. Thời gian gửi thiệp cưới

Bạn nên đưa thiệp cưới trước khi đám cưới diễn ra khoảng 2 tuần hoặc 10 ngày, không nên đưa thiệp cưới quá sớm, các vị khách có thể quên mất ngày lễ của bạn.

Với tính chất đám cưới thứ 1:

Với nhóm khách mời VIP: Bạn nên đưa thiệp cưới tận tay, hạn chế tình trạng gửi thiệp qua trung gian. Gửi thiệp trực tiếp cũng giúp vị khách nhớ hơn về bạn và đám cưới của bạn.

Trong nhóm khách VIP này, bạn cũng nên chia làm hai nhóm: Một nhóm chỉ cần gửi thiệp cưới tận tay, một nhóm cần được thông báo, chia sẻ thông tin trước khi mời thiệp (chia sẻ dự định của bạn về kết hôn, kế hoạch cưới, thời điểm thành hôn,…). Tùy đối tượng và mức độ của mối quan hệ, bạn có thể nói chuyện trực tiếp hoặc “truyền thông truyền miệng”.

Riêng với đồng nghiệp thân thiết, bạn có thể đưa thông tin về đám cưới trước khi đưa thiệp chính thức qua những cuộc trò chuyện hằng ngày tại nơi làm việc, giờ nghỉ trưa, đi chơi,…

Với tính chất đám cưới thứ 2:

Trong trường hợp này, danh sách khách mời là rất hạn chế. Do đó, trước khi gửi thiệp cưới, bạn có thể chia sẻ cùng nhóm đồng nghiệp thân thiết về đám cưới nhưng kín đáo, hạn chế “bàn tán” trực tiếp tại nơi làm việc. “Cách tổ chức tiệc cưới đơn giản, nhỏ” có thể là một trong những lý do an toàn bảo vệ bạn khi không mời những đồng nghiệp không thân thiết khác. Với nhóm này, bạn có thể mời thiệp trước 5-7 ngày và nên đưa thiệp khéo léo để tránh làm cho những đồng nghiệp khác không cảm thấy bị tổn thương khi không được mời.

Khi đã chọn concept này bạn nên theo đuổi tới cùng. Khi lên danh sách mời, bạn không nên sợ mếch lòng nếu như họ chỉ là những đồng nghiệp sơ giao, chỉ đôi lần gặp bạn nơi công sở.

Với tính chất đám cưới thứ 3:

Bạn có thể đưa thiệp trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua người khác hoặc đường bưu điện. Nhưng nếu chọn cách gián tiếp hoặc bưu điện ít nhất bạn phải gọi điện thông báo cho họ biết.

Thời gian gửi thiệp mời cũng tùy thuộc vào tính chất tiệc cưới – Ảnh: Mẫu thiệp của Moon Design

3. Cần có “phễu lọc”

Dù với đối tượng khách mời là đồng nghiệp hoặc bất kỳ ai, bạn vẫn cần một vài tiêu chí cho danh sách khách mời và cách gửi thiệp cưới :

– Xác định quy mô và số lượng khách mời tối đa trong bữa tiệc.

– Xác định các nhóm khách mời và số lượng tối đa cho mỗi nhóm.

– Thời điểm gửi thiệp mời cho từng nhóm khách: gửi lúc nào, ở công sở hay nhà riêng hoặc địa điểm nào khác.

4. Một số nguyên tắc nên áp dụng

Với các đồng nghiệp đang ở xa hoặc quá bận rộn, bạn có thể gọi điện, email thông báo trước rồi gửi thiệp mời đến họ sau.

Khi đưa thiệp trực tiếp hoặc mời trước qua điện thoại/ email, bạn nên thể hiện sự tôn trọng và thành ý của mình khi được đón tiếp họ tại lễ cưới. Thái độ của chủ nhân bữa tiệc sẽ khiến khách mời cảm thấy vui vẻ và muốn đến tham dự lễ cưới nhiều hơn.

Các thông tin ghi ở thiệp mời được viết trang trọng, rõ ràng và viết đúng và viết hoa tên của người được mời. Và bạn nên chăm chút, quan tâm đến thiết kế thiệp mời trang nhã phù hợp nên công sở.

Mời sếp lớn: Nên hay không nên?Rất nhiều bạn băn khoăn việc có nên mời những “sếp lớn” trong công ty như chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc,… khi mà xưa nay bạn chưa hề làm việc trực tiếp, thậm chí là chưa bao giờ nói chuyện với họ. Tùy theo quy mô công ty lớn, nhỏ; “chất lượng” mối quan hệ giữa các sếp với bạn; hoặc quan sát xem sếp đã có “tiền lệ” dự đám cưới nhân viên hay không,… mà bạn có thể gửi thiệp cưới. Ngược lại, câu trả lời là không, bạn có thể chỉ cần gửi thiệp báo hỷ cho sếp là được.